교내연구비 집행 및 관리

교내연구비 관리 대상

KU학술연구비(신임교원, 전임교원)
우수연구장려연구비
KU특성화 중점연구과제
우수연구인력양성사업

교내연구비 사용 범위

교내연구비는 선정된 과제의 연구 수행을 목적으로 사용해야 하며, 이외의 다른 목적으로 연구비를 사용할 수 없음
(근거:「교내연구비관리 규정」제10조 제1항)

교내연구비 집행 절차 및 내용

1단계(연구책임자)- 연구비 실집행: 연구비 사용 및 지급신청 (증빙 제출), 물품 검수
2단계(연구기획팀)- 연구비 정산: 지출결의, 연구비 사용 적합성 확인, 증빙 확인, 물품 검수 여부 확인
3단계(예산팀)- 연구비 예산집행 통제: 연구비 집행 및 증빙 확인
4단계(재무팀)- 연구비 지급: 연구비 지급, 입금, 이체 등

연구비 구성 및 지급, 관리

연구비 구성

연구비 = 연구수당 + 연구보조원수당 ＋ 직접비

연구비 구성 및 지급, 관리 - 항목, 내용, 비고
항목		내용	비고
연구수당		연구관련 연구책임자 연구활동비(근로소득 처리)
연구보조원 수당		교내 학·석·박사과정생의 연구보조 수당(기타소득 처리)
직접비	연구장비·도서구입비	연구관련 기자재 및 도서 등	세부 항목간 자율 변경 집행가능
	재료비	시약, 소모성 재료, 부품 등
	연구활동 회의비	회의 후 식대 등
	전문가 활용비	전문가 초청자문료, 세미나 개최, 평가회의비 등
	연구활동 여비	국내·외 출장비
	기타 (잡비 등)	복사비, 논문게재료, 공공요금, 우편료, 소모품비 등 5만원 미만의 식대

연구비 지급

연구수당
- 한도액: 매년 따로 정함
- 연구개시보고서에 따라 종합정보시스템에 입력되어 있는 교원의 경비 계좌로 25일 지급
- 근로소득 처리
연구보조원수당
- 한도액: 없음
- 인건비(연구수당, 연구보조원수당) 지급내역서에 의거 매월 25일경 지급
- 기타소득 처리 [월 125,000원 초과시 원천징수 (8.8%)후 지급]
  단, 연구보조원이 행정조교, 강의교수 등으로 교내 근로소득 대상자일 경우 근로소득으로 처리근로소득 처리
직접비
- 한도액: 없음
- 연구비 집행 후, 연구비 정산서를 매월 10일까지 연구지원팀으로 제출 → 연구지원팀 취합 및 검토 후 결의서 생성 → 예산기획팀 통제 → 재무팀에서 요청한 계좌로 매월 23일경 비용 지급
- 특히 법인카드의 경우 사용 후 매월 10일까지 지급정산서를 제출하는 경우에만 카드 결제일인 23일에 맞추어 입금 가능함 (늦을 경우 입금이 지연되어 카드 대금이 23일에 결제되지 못하는 경우 카드사용이 즉시 정지되며, 연체료가 발생함. 연체료는 연구비로 지급 불가)
- 법인카드 대금 지급은 매월 요청하는 것을 원칙으로 하며, 누적하여 정산 요청하지 않도록 유의
- 직접비는 연구비 집행후 정산요청분에 한해 지급되므로 연구책임자의 성실한 정산 및 증빙 제출 요망

연구비 증빙 서류 제출

지출항목별 제출 서류

항목	제출 서류	연구비 사용 불인정 항목
연구장비 - 기계 기구 - 집기	1구매 요청서(교내 양식) 2물품 규격서(교내 양식, 제품 사양 등 상세 내용을 누락없이 모두 기재) 3견적서(업체로부터 받음) 4사양서(업체로부터 받음) 5구입품목 목록표(교내 양식) 6기계기구 및 집기 구매요청서(포탈에서 입력후 출력)	기계기구 및 집기는 先구매시 연구비 정산 절대 불가 반드시 구매 요청을 해야 함 (교내 기계기구 및 집기 중앙관리가 되기 위함) 기계기구 및 집기 종류는 물품분류표(별첨1)에서 참조. 표에 없는 물품은 연구지원팀으로 사전 문의 요망
도서구입비	1법인카드영수증 2거래명세서 (도서 개별 품목, 수량, 가격 포함) 3사진 또는 스캔 (구입물품 검수 목적)	1영수증에 품목, 수량, 가격이 포함되지 않은 경우 2사진 또는 스캔한 상태가 육안으로 해당 물품을 식별하는 데 어려움이 있는 경우
재료비	1법인카드영수증 2거래명세서 (물품 개별 품목, 수량, 가격 포함)
일반물품	1법인카드 영수증 2거래명세서 (물품 개별 품목, 수량, 가격 포함) 법인카드 영수증에 물품 개별 품목, 수량, 가격이 포함되어 있으면 거래명세서 불필요 3(필요시) 물품구입설명서 (구입물품-수행과제와 상호 관련성이 명확한 일반적인 경우에는 제출할 필요성이 없으나, 구입물품-연구과제가 명확하지 않은 경우에 한하여 연구책임자 명의로 물품-연구과제 관련을 확인하는‘설명서’제출)
회의비	1법인카드영수증 (품목, 수량, 가격 포함) 210만원 이상 회의록 (자필 서명 포함) 310만원 미만 회의비 사용증빙서류
전문가 활용비	1전문가활용비 2전문가이력서 3신분증사본, 통장사본 4자문내용, 강의내용 5강의료의 경우 강의사진 1부
연구 활동 여비	1출장비지급신청서 2출장결의서 3출장보고서 4학회, 세미나 참석의 경우 참가 프로그램 사본 또는 초청장, 교환 서신(이메일 포함) 등의 관련 서류 5사용 영수증
잡비(식비)	1법인카드영수증 (품목, 수량, 가격 포함) 2편의점 이용건은 물품명이 반드시 적혀져 있는 영수증 제출 필수 (상호명, 가격만 간략히 인쇄된 영수증 인정 불가)	총금액 5만원 이상인 경우 (개인별 3만원 이내)
제세공과금	1법인카드영수증 (품목, 수량, 가격 포함) 2거래명세서
항공권	1법인카드영수증(품목, 수량, 가격 포함) 2출장결의서 (기간, 지역 범위 내에서)
영문교열비	1영수증 (법인카드) 2회사발행 영수증 or 거래명세서 (법인카드번호+회사명 및 등록번호 포함. 교열 단어 수나 페이지, 가격 등 상세 내역 포함)	회사명 및 법인카드번호 미포함 경우
논문게재료	1영수증 (법인카드) 2학회발행 영수증 or 거래명세서 (법인카드번호+회사명 및 등록번호 포함. 게재료 용도임이 확인 가능해야 함)

적법한 증빙의 종류
- 개인형 법인카드(5531로 시작하는 법인카드) 매출전표
  개인 신용카드 및 체크카드 사용 영수증 불가
- 세금계산서 및 계산서(공급받는자 : 207-82-00062, 건국대학교), 거래명세서
- 지출증빙용 현금영수증(확인번호 : 207-82-00062, 건국대학교)
  개인 소득공제용 현금영수증 불가
- 공공요금 영수증, 논문 게재료 영수증 등
항목 간 예산변경(증/감) 승인대상 항목 : 연구수당, 연구보조원수당
- 연구계획변경승인신청서 연구지원팀 제출 → 승인여부 결정 → 집행
  직접비 내에서의 항목 변경은 연구계획변경승인신청서 제출 없이 자율적으로 집행
집행시 유의사항
- 연구에 필요한 기계기구 및 집기의 경우 선구매가 불가하며, 종합정보시스템을 통하여 연구지원팀에 요청(구매까지 3~4주 소요 예정). 선구매할 경우 연구비 지급 불가 (연구지원팀에서 관재팀에 구매 의뢰하여 진행)
- 재료, 시약, 식음료 외 모든 물품의 구매는 “교내연구비 관리규정 내규”에 따라 총액 300만원 이상일 경우 선구매가 불가하며, 연구지원팀으로 견적서(구매 품목 표기) 및 비교견적서(2곳 이상)의 서류를 구비하여 구매 요청해야 함 (구매계약팀 절차에 따라 구매)
- 제출서류 및 기타 자세한 사항은 「산학협력단 홈페이지 - 자료실 - 규정 및 지침 - 교내연구비 관리규정 내규」 및 연구개시보고서 제출 안내 시의 배포 자료 참조

연구과제관리 종합정보시스템 이용

연구비 집행 관리

「종합정보시스템 → 연구행정 → 연구과제관리(신규) → 선정과제관리」

직접비의 개인형 법인카드 사용시

「종합정보시스템 → 일반행정 → 회계 → 법인카드관리 → 개인별카드정보 → 승인내역」에서 “연구비용도” 지정
「종합정보시스템 → 연구행정 → 연구과제관리(신규) → 선정과제관리 → 연구비카드」→ 연구비카드 탭에서 카드결제일에 매월 23일 입력 후 “조회” 버튼 클릭하면 전월 1일~31일의 사용내역 중 연구비용도로 지정한 카드사용 내역이 나타남. 예를들어, 2020년 3월 1일 ~ 3월 31일 사용한 카드 내역에 대하여 정산하고자 하면, 2020년 4월 초에 연구비카드 탭에 카드결제일을 “2020-04-23”으로 입력 후, “조회” 버튼을 클릭→ 건당 항목 및 사용목적 입력 → “연구비신청” 클릭 → “정산서 출력” 클릭 → 확인, 사인 후 증빙 첨부하여 연구지원팀으로 매월 10일까지 제출
연구지원팀 검토 후 행정 처리, 카드 연결 개인 계좌에 23일 이전에 연구비 입금(월 1회)
매월 23일 연구비카드 정산서 금액만큼 개인 계좌에서 출금됨

[개인형 법인카드 지출 후 정산 시 유의사항]

매월 1일~31일까지 사용 내역이 종료된 후, 다음 달 초에 연구비 용도로 일괄 지정함 끊어서 여러번 하게 되면 포탈 오류 발생함
건당 항목을 입력하지 않거나, 해당 항목보다 초과한 연구비를 신청할 경우 저장되지 않음
건당 사용목적을 반드시 입력해야함
매월 10일까지 연구지원팀으로 적정 증빙 및 정산서가 접수되지 않을 경우, 직접비의 입금이 늦어지게 되며, 본인의 개인형 법인카드 결제계좌인 개인통장에서 해당 금액이 먼저 지급되므로 유의 바람
카드비 납입이 연체가 된 경우는 연체수수료 발생과 동시에 카드사용이 정지되며 해당 연체수수료는 본인 개인비용으로 지불됨 (연구비 지급 불가함)

직접비의 지출증빙용 현금영수증, 세금계산서, 계산서, 공공요금 등 사용 시

「종합정보시스템 → 연구행정 → 연구과제관리(신규) → 선정과제관리 → 연구비지급」 → 예산항목(직접비) 클릭 → “연구비-신청 선택” 팝업창에서 일반연구비, 출장, 전문가활용, 회의비 중 택 1하여 확인 클릭 → “추가” 클릭 → 해당내용 입력 → “저장” 클릭 → “신청서 출력” 클릭 → 확인 및 사인 후 증빙 첨부하여 연구지원팀으로 제출 (학교사업자등록번호 : 207-82-00062)
연구지원팀 검토 후 행정 처리, 입금 요청 계좌에 연구비 입금

[지출증빙용 현금영수증, 세금계산서, 계산서, 공공요금 등 지출 후 정산 시 유의사항]

세금계산서는 반드시 산학협력단이 아닌 건국대학교 명의로 발급바아 제출해야 함
세금계산서의 경우 대학의 부가가치세 신고일에 맞추어 제출해야 하므로, 예를 들어 2020년 5월부터 6월까지 발급된 세금 계산서는 6월 말까지, 2020년 7월부터 9월까지 발급 된 세금계산서는 9월 말까지, 2020년 10월부터 12월까지 발급된 세금계산서는 12월 말까지 지급 신청을 해야함 또한 2021년 1월부터 4월까지 사용하신 세금계산서는 연구기간이 종료되는 4월말까지 지급신청을 해야함
건당 항목을 입력하지 않거나, 해당 항목보다 초과된 연구비를 신청할 경우 저장되지 않음

해당 지출을 증빙할 수 있는 영수증 및 서류를 정산서 제출 시에 첨부해야 함

부적절한 연구비 집행 사례

거주지역(자택 등) 인근에서 잦은 음식점 이용 사례
휴일(토, 일 등) 학교 인근 이외의 지역에서 음식점 이용사례
자녀용 도서 및 가정 생활용품 구매 사례
연구수행과 관련 없는 개인 목적의 식사(조식/중식/석식) 및 음료(커피 등) 이용 사례
연구수행과 관련성이 낮은 지역에서 개인 여행 성격의 식사비, 교통비, 기타 비용 집행 사례
출장목적으로 여비(정액)를 지급받고서 동일 기간에 식비, 교통비, 숙박비, 기타의 비용을 집행함으로써 연구비 이중지급에 해당되는 사례

Q&A

지출항목별 제출서류
지원신청서 접수, 검토 후 종합정보시스템 입력 -> 과제생성은 연구지원팀에서 진행합니다. 과제 시작일부터「종합정보시스템 -> 연구행정 -> 연구과제관리(신규) -> 선정과제관리」에서 과제 조회할 수 있음
개인형 법인카드는 가입신청서에 작성하신 수령지로 신한카드사에서 직접 배달되며, 수령후 직접 카드 사용등록 하신 후, 매년 5월 1일부터 사용가능함
카드등록, 청구지 주소 및 연락처 변경, 승인내역 문의 : 신한카드 콜센터(1544-7000) ARS이용시 법인고객 선택 요망(사업자번호 207-82-00062) (개인고객을 선택하였을 경우에는 개인명의 법인카드로 안내 선택)
개인형 법인카드는 월 300만원 한도로 설정되어 있고, 한도 추가를 원하는 분은 발급받은 이후, 한도조정신청서를 학교포탈 자료실에서 검색, 작성하시어 재무팀에 제출함 [양식명: 법인카드 변경(한도, 재발급 등) 신청서]
연구보조원을 아직 구하지 못하신 경우, 우선 연구보조원수당으로 사용 예정인 금액으로 예산 계획만 작성하시고, 추후 인건비(연구수당, 연구보조원수당) 지급내역서 제출하고 연구보조원을 추가할 수 있음
연구보조원 변경 또는 예산 변경은「산학협력단 홈페이지(http://offedu.konkuk.ac.kr/) -> 자료실 -> 양식 -> 교내」에서 연구계획변경승인신청서를 작성하여 연구지원팀으로 신분증+통장사본 함께 제출함
책임연구원(교원) 직접 수정 불가, 반드시 연구지원팀 통해서 변경해야 함

문의

담당자 번호 : 02-6920-0306